Di era disrupsi teknologi seperti saat ini, informasi dan pengetahuan datang silih berganti dengan cepat. Platform Android pada smartphone kita pasti memiliki aplikasi komunikasi dan media sosial seperti whatsapp, telegram hingga Instagram -semua aplikasi tersebut bisa menghasilkan puluhan hingga ratusan informasi setiap hari. Belum lagi berbagai pengatahuan serta informasi dari tempat kerja.
Menurut David Derbyshire, “para ilmuwan telah mengetahui dengan tepat berapa banyak data yang dikirim ke orang pada umumnya dalam satu tahun -setara dengan setiap hari orang di dunia yang membaca 174 surat kabar setiap hari”.
Dengan kondisi tersebut, diperlukan manajemen pengetahuan dan informasi (Knowledge Management) agar kita semua bisa mengelola dengan cepat, optimal dan efisien.
Pada tahun 1980an, seorang futuris sekaligus pakar manajemen, Peter Drucker memperkenalkan konsep manajemen pengetahuan. Peter Drucker menekankan penciptaan pengetahuan yang dapat meningkatkan dan meningkatkan kinerja organisasi. Selain itu, Peter Drucker fokus pada penciptaan keunggulan kompetitif melalui implementasi manajemen pengetahuan.
Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management, Knowledge System Management) adalah suatu rangkaian proses, teknologi, dan kebijakan yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, mengambil, dan mendistribusikan pengetahuan dalam suatu organisasi.
Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk meningkatkan efisiensi, inovasi, dan kinerja organisasi dengan memastikan bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh individu atau kelompok dapat diakses dan digunakan secara efektif oleh seluruh organisasi.
Yang paling penting adalah perubahan sifat keunggulan kompetitif – tidak didasarkan pada posisi pasar, ukuran dan kekuatan seperti di masa lalu, namun pada penggabungan pengetahuan ke dalam seluruh aktivitas organisasi
Leif Edvinsson
Berbagai jenis knowledge management
Pengetahuan merupakan salah satu aset organisasi yang paling berharga. Menyimpan, mengembangkan, dan membagikan pengetahuan tersebut sangat penting bagi organisasi mana pun.
Manajemen pengetahuan mencakup proses yang membantu Anda memperoleh, mengatur, dan berbagi:
Explicit knowledge (pengetahuan yang mudah di tulis dan dibagikan)
Implicit knowledge (pengetahuan terapan)
Tacit knowledge (pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman pribadi)
Declarative knowledge (pengetahuan statis untuk topik tertentu)
Procedural knowledge (pengetahuan yang fokus pada ‘how to’)
A Posteriori knowledge (pengetahuan subyektif yang diperoleh dari individu)
A Priori knowledge (pengetahuan yang diperoleh secara independent dari sebuah bukti)
Berikut penjelasannya
Contoh Knowledge Management System
Ada banyak perusahaan maupun organisasi yang telah menerapkan knowledge management system. Mereka mampu dengan mudah mengimplementasikan karena mempunyai resource yang cukup besar.
Beberapa perusahaan maupun organisasi tersebut diantaranya:
Knowledge Base Tableau
Tableau adalah perusahaan perangkat lunak visualisasi data interaktif Amerika yang berfokus didirikan pada tahun 2003 di Mountain View, California, oleh sekelompok peneliti Stanford University. Produk Tableau menanyakan database relasional, kubus pemrosesan analitis online, database cloud, dan spreadsheet untuk menghasilkan visualisasi data tipe grafik. Perangkat lunak ini juga dapat mengekstrak, menyimpan, dan mengambil data dari mesin data dalam memori.
Berikut tampilan knowledge base tableau
Optimizely
Optimizely adalah perusahaan Amerika yang menyediakan perangkat lunak platform pengalaman digital sebagai layanan. Optimizely menyediakan pengujian A/B dan alat pengujian multivarian, personalisasi situs web, dan kemampuan peralihan fitur , serta manajemen konten web dan perdagangan digital.
Berikut tampilan KM Optimizely
Canva
Canva adalah aplikasi desain grafis online yang dapat mempermudah pengguna untuk membuat grafik dan presentasi media social meskipun mereka tidak memiliki keterampilan desain. Canva didirikan di Perth, Australia, oleh Melanie Perkins, Cliff Obrecht, Buebe Lamaz, dan Cameron Adams pada Januari 2013.
Berikut tampilan KM Canva
Google Analytics
Google Analytics merupakan layanan analisis web yang ditawarkan oleh Google yang berfungsi melacak dan melaporkan lalu lintas situs web serta lalu lintas & peristiwa aplikasi seluler. Google Analytics saat ini terintegrasi dengan Google Marketing Platform.
Berikut tampilan KM Google Analytics
Manfaat Knowledge Management System
KMS dapat memberikan banyak manfaat bagi organisasi, antara lain:
1.Meningkatkan produktivitas
Ketika karyawan memiliki akses mudah ke pengetahuan yang mereka butuhkan, mereka dapat menyelesaikan tugas lebih cepat dan lebih efisien. Mereka tidak perlu lagi harus browshing ke pelbagai mesin pencari serta melakukan filter satu, satu.
2.Meningkatkan efisiensi
KMS dapat membantu organisasi mengurangi duplikasi upaya dan menghemat waktu dan uang. Cukup dengan satu url atau KMS, pengguna dapat mendapatkan pengetahuan dan informasi dalam jumlah yang banyak.
3.Meningkatkan kualitas Keputusan
KMS dapat membantu organisasi membuat keputusan yang lebih baik dengan menyediakan akses ke informasi yang relevan.
4.Meningkatkan inovasi
KMS dapat mendorong inovasi dengan memungkinkan karyawan untuk berbagi ide serta kolaborasi dalam proyek atau program.
5.Meningkatkan kepuasan karyawan
KMS dapat membantu karyawan merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka dengan memberi mereka akses ke informasi dan sumber daya yang mereka butuhkan.
Tools KMS
Berikut adalah beberapa contoh tools yang bisa memabntu Anda dalam membuat KMS:
Microsoft SharePoint
SharePoint adalah platform kolaborasi dan manajemen konten yang dapat digunakan untuk membuat KMS milik Microsoft.
Zoho Knowledge Base
Zoho Knowledge Base adalah sistem KMS berbasis cloud yang mudah digunakan dan terjangkau. Software ini dibuat oleh perusahaan teknologi, Zoho.
Confluence
Confluence adalah platform wiki berbasis web yang dapat digunakan untuk membuat KMS. Confluence dikembangkan oleh perusahaan perangkat lunak Australia Atlassian. Atlassian menulis Confluence dalam bahasa pemrograman Java dan pertama kali menerbitkannya pada tahun 2004. Perusahaan memasarkan Confluence sebagai perangkat lunak perusahaan , yang dilisensikan sebagai perangkat lunak lokal atau perangkat lunak sebagai layanan yang berjalan di AWS
Nuclino
Nuclino lebih dari sekadar alat dokumentasi. Nuclino ruang kerja terpadu tempat Anda dapat berbagi pengetahuan, mengelola proyek, dan berkolaborasi.
Papyrs
Papyrs adalah alat serba guna yang dapat digunakan untuk apa pun mulai dari knowledge management system hingga portal klien eksternal. Papyrs platform yang relatif ramah pengguna yang dapat diatur tanpa pengetahuan teknis apa pun.
Gitbook
GitBook adalah alat KMS yang dirancang terutama untuk tim pengembangan perangkat lunak. Perangkat lunak basis pengetahuan ini menawarkan berbagai fitur yang dapat dihargai oleh pengembang mana pun, termasuk perintah penurunan harga, cuplikan kode, dan percabangan gaya Git, dan pengalaman pengeditan sangat cocok untuk menulis dokumen teknis. File penurunan harga Anda di GitHub dapat dengan mudah disinkronkan dengan konten sistem manajemen pengetahuan Anda.
Google Sites
Google Sites adalah alat pembuatan wiki dan laman web terstruktur yang disertakan sebagai bagian dari rangkaian Editor Google Dokumen berbasis web gratis yang ditawarkan oleh Google. Layanan mencakup Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drawings, Google Forms, dan Google Keep. Situs ini memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengedit file secara online sambil berkolaborasi dengan pengguna lain secara real-time.
Komponen Knowledge Management System
Beberapa komponen utama dari Sistem Manajemen Pengetahuan meliputi:
Pengumpulan Pengetahuan
Proses untuk mengumpulkan, menyusun, dan mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki oleh individu atau kelompok dalam organisasi.
Penyimpanan Pengetahuan
Menyimpan pengetahuan tersebut dalam berbagai bentuk seperti dokumen, database, rekaman audio, atau video sehingga mudah diakses oleh anggota organisasi.
Pengambilan Pengetahuan
Memfasilitasi pencarian dan pengambilan pengetahuan secara cepat dan efisien oleh anggota organisasi yang membutuhkannya.
Pembagian Pengetahuan
Memfasilitasi proses berbagi pengetahuan antarindividu dan kelompok dalam organisasi. Ini dapat melibatkan forum diskusi, kolaborasi online, atau alat komunikasi lainnya.
Pemeliharaan Pengetahuan
Memastikan bahwa pengetahuan tetap relevan, mutakhir, dan terorganisir dengan baik. Ini melibatkan pembaruan secara berkala dan pengelolaan siklus hidup pengetahuan.
Analisis Pengetahuan
Menganalisis data dan informasi untuk menghasilkan wawasan yang lebih dalam, mendukung pengambilan keputusan, dan membantu inovasi.
Keamanan Pengetahuan
Melindungi pengetahuan yang sensitif atau rahasia melalui kontrol akses dan kebijakan keamanan.
Membangun Knowledge Management System
Emma Wilcox dari GetGuru membagikan 7 langkah dalam membangun Knowledge Management System.
Langkah 1: Identifikasi dan tentukan tujuan sistem manajemen pengetahuan Anda
Untuk menerapkan sistem manajemen pengetahuan yang sesuai untuk perusahaan Anda, dan didukung oleh karyawan Anda, Anda perlu mengidentifikasi dengan jelas kebutuhan, sasaran, sasaran, dan kasus bisnis manajemen pengetahuan perusahaan Anda.
Berikut beberapa contoh tujuan dan sasaran tersebut:
Memberi tim dukungan bagi karyawan apa yang mereka butuhkan untuk memecahkan masalah, meningkatkan layanan, dan membantu mereka dalam membuat perencanaan dan eksekusi program.
Memberdayakan tim dengan pengetahuan yang dapat diakses dan ditindaklanjuti yang dapat mereka gunakan untuk mempersingkat siklus perencanaan, membuat perangkat, serta inovasi
Memungkinkan alur kerja yang efisien dan ramah pengguna bagi karyawan jarak jauh, di mana pun atau kapan pun mereka bekerja
Memungkinkan tim atau pengguna menghabiskan lebih banyak waktu untuk membangun bisnis Anda dan lebih sedikit waktu untuk menjawab pertanyaan dan mencari informasi internal
Langkah 2: Evaluasi dan pilih platform manajemen pengetahuan
Saat Anda siap memilih platform manajemen pengetahuan, Anda harus mengevaluasi siapa yang akan menggunakannya dan bagaimana cara menggunakannya, memastikan platform tersebut dapat diakses oleh karyawan yang bekerja dari jarak jauh hingga yang minim skill IT. Untuk mendorong penerimaan dan penggunaan oleh tim Anda, penting untuk memilih platform yang mudah digunakan — dalam fitur pencarian, pembuatan konten, pengeditannya dan dari aspek pembiayaan.
Platform yang Anda pilih juga harus dapat diintegrasikan dengan alat dan alur kerja yang ada agar lebih mudah beradaptasi dengan apa yang sudah diketahui dan digunakan oleh tim Anda.
Langkah 3: Inventarisasi informasi yang ada dan identifikasi kesenjangannya
Untuk menerapkan sistem dan strategi manajemen pengetahuan yang efektif, Anda perlu mengidentifikasi pengetahuan apa yang paling penting bagi bisnis atau organisasi Anda. Hal ini berarti menginventarisasi konten Anda dan mengidentifikasi kesenjangan dalam pengetahuan dan bagaimana pengetahuan tersebut dibuat, diperbarui, dibagikan, dan digunakan dalam organisasi Anda.
Bekerja dengan pemimpin tim dan karyawan penting lainnya, Anda dapat membuat peta pengetahuan yang menunjukkan pengetahuan apa yang sudah dimiliki tim Anda dan apa yang perlu mereka ketahui terkait peran pekerjaan, produk dan proses, pelatihan, kompetensi, dan prioritas strategis organisasi.
Meminta umpan balik dari karyawan tentang masalah yang sering terjadi adalah strategi bermanfaat lainnya dalam memastikan sistem manajemen pengetahuan Anda terpelihara dengan baik dan menawarkan nilai terbaik bagi tim Anda. Selain itu, Anda sebaiknya secara rutin melihat lebih dekat topik dan kata kunci apa yang sering dicari karyawan Anda, dan menganalisis struktur manajemen pengetahuan pesaing Anda, jika memungkinkan.
Langkah 4: Atur informasi dan buat konten baru
Mengatur konten yang ada — dan konten serta data yang akan Anda tambahkan seiring waktu — merupakan langkah penting untuk menciptakan sistem manajemen pengetahuan yang berfungsi dengan baik untuk perusahaan Anda. Struktur organisasi ideal Anda akan bergantung pada kebutuhan dan harapan terpenting karyawan Anda, serta harapan pelanggan Anda, dan cara mereka menggunakan konten.
Anda dapat mengatur konten Anda ke dalam kategori topik, menambahkan tautan relevan dalam konten berdasarkan apa yang paling sering diakses oleh pengguna Anda, atau konten terkait yang mungkin mereka cari secara logis selanjutnya. Struktur organisasi Anda juga harus dengan jelas menampilkan fungsi pencarian, alat untuk umpan balik, dan sumber daya tambahan.
Langkah 5: Menerapkan sistem manajemen pengetahuan
Untuk memastikan peluncuran yang sukses, dan penerapan sistem manajemen pengetahuan Anda di seluruh perusahaan atau roda organisasi, Anda harus mengambil langkah-langkah berikut:
- Jelaskan tujuan keseluruhan perusahaan Anda dan motivasi Anda dalam menetapkan strategi manajemen pengetahuan dalam kaitannya dengan tantangan yang ingin Anda atasi
- Berkomunikasi secara teratur tentang pembaruan dan keberhasilan manajemen pengetahuan, idealnya dengan data, dan kenali kontributor yang sering melakukan.
- Mintalah masukan dari karyawan agar mereka tetap terlibat dan Anda memastikan perbaikan berkelanjutan. Temukan cara untuk memperbaiki masalah dengan cepat sehingga pengguna Anda mengetahui masukan mereka penting.
- Berikan insentif pada pembuatan dan pembaruan konten di antara karyawan, dan berikan penghargaan kepada karyawan atas masukan yang sangat bermanfaat.
- Jadikan sesi penyegaran dan pelatihan rutin sehingga tim Anda mengetahui cara menggunakan sistem manajemen pengetahuan Anda. Hal ini tidak hanya membantu merekrut karyawan baru dan membiasakan mereka dengan sistem Anda, namun juga terus memperbarui sistem manajemen pengetahuan Anda untuk karyawan lama.
Langkah 6: Evaluasi & optimalkan kinerja KMS pasca peluncuran
Pekerjaan Anda belum selesai setelah Anda menerapkan sistem manajemen pengetahuan. Seperti disebutkan di atas, Anda perlu berkomunikasi secara teratur dengan pengguna untuk memastikan sistem Anda berfungsi, bahwa karyawan – dan termotivasi untuk terus – menggunakannya, dan untuk mengidentifikasi masalah apa pun yang memerlukan perbaikan untuk perbaikan berkelanjutan.
Langkah 7: Terus meningkatkan dan memperbarui sistem manajemen pengetahuan
Setelah sistem manajemen pengetahuan Anda aktif dan berjalan, evaluasi dan perbaikan berkelanjutan akan diperlukan sebagai bagian dari peta jalan penerapan manajemen pengetahuan Anda. Perubahan internal pada proses atau produk organisasi Anda, faktor ekonomi dan eksternal lainnya, perubahan dalam tim atau struktur organisasi Anda, dan pembelajaran dari interaksi karyawan dengan sistem manajemen pengetahuan Anda semuanya akan mengubah kebutuhan informasi perusahaan Anda dan memengaruhi evolusi strategi manajemen pengetahuan Anda.
Penutup
Knowledge Management System sangat dibutuhkan oleh organisasi apapun. Karena di era disrupsi saat ini, pengetahuan menjadi resource yang melimpah serta menjadi aset untuk meningkatkan kompetitif sebuah perusahaan atau organisasi. Saat yang tepat untuk mengimplementasikan KMS di organisasi Anda.
